# Proposta para melhorar a gestão da relação com um órgão cliente

**Preparado por:** Juliane Lopes — Salesforce Business Strategy\
**Para discussão com:** responsáveis de negócio e operação da Dataprev\
**Data:** 30 de setembro de 2026\
**Situação:** proposta inicial para validação; escopo, metas e execução ainda não acordados.

## O que propomos decidir juntos

Propomos avaliar uma mudança no acompanhamento de demandas e entregas de um órgão cliente, com o objetivo de reduzir o esforço para preparar pontos de controle e tornar pendências, compromissos e desvios mais confiáveis para a tomada de decisão.

A primeira decisão é se esse problema merece prioridade agora. Se confirmado, construiremos um caso de investimento e um plano de primeira entrega com um órgão e um processo delimitados. O trabalho deve permitir à Dataprev escolher entre melhorar a forma atual de trabalho, aproveitar capacidades já disponíveis ou investir em uma solução complementar.

O resultado esperado é uma recomendação utilizável para decidir, seguida de medição na primeira aplicação caso sua execução seja aprovada.

## Problema que vamos validar

Na conversa de 21 de setembro, Saulo descreveu a necessidade de acompanhar backlog, planejamento, entregas e crises da relação com clientes, reduzindo o trabalho de consolidar informações para reuniões executivas. Sua referência a levantamentos que demandam dois dias é um sinal de esforço percebido, ainda não uma média medida. [1]

Nossa hipótese é que a fragmentação das informações e das responsabilidades consome tempo de preparação e dificulta perceber desvios a tempo de agir. Essa hipótese precisa ser confrontada com o processo real: o gargalo pode estar na atualização da informação, na passagem entre áreas, no rito de decisão ou nas ferramentas.

O impacto sobre atrasos, custo e qualidade da relação ainda não está quantificado. A primeira atividade será acompanhar um ciclo real e identificar onde o esforço acontece.

## Recorte da primeira aplicação

Propomos selecionar um órgão cliente e acompanhar o caminho de uma demanda, desde seu registro até a decisão no ponto de controle e o acompanhamento do compromisso assumido. O recorte inclui backlog, responsável, prazo, dependência e situação da entrega.

A escolha do órgão depende de relevância do problema, disponibilidade da equipe e acesso a registros suficientes para comparação. A proposta preserva o foco na relação com o cliente; não pressupõe substituir as ferramentas de gestão corporativa da Dataprev.

Se essa dor deixou de ser prioritária, a mesma decisão deve considerar dois problemas também levantados na conversa: informação analítica defasada para uma decisão específica ou uma tarefa transacional a ser resolvida para um cliente UNA. A escolha deve ocorrer antes de mobilizar implementação.

## Resultado desejado e como verificar

| Indicador proposto | Como medir a situação atual e a mudança |
|---|---|
| Esforço de preparação do ponto de controle | Somar as horas efetivamente trabalhadas por todas as pessoas envolvidas, incluindo coleta, consolidação e correções; separar de tempo de espera |
| Confiabilidade do acompanhamento | Medir a proporção das demandas ativas com responsável, prazo e situação atualizados segundo uma regra acordada |
| Tempo para decidir um desvio | Medir o intervalo entre identificar o desvio e registrar uma decisão com responsável |
| Utilidade para quem decide | Verificar com o responsável Dataprev e com o órgão se as informações sustentaram decisões e quais lacunas permaneceram |

As metas numéricas serão definidas após a medição inicial. Propomos observar dois ciclos comparáveis antes e dois após a mudança, ajustando a duração à frequência real dos pontos de controle. Volume e complexidade das demandas devem ser registrados para não atribuir à mudança um resultado causado por um período mais simples.

Menor tempo de preparação só representa melhoria se a informação continuar correta e suficiente. A avaliação também verificará se houve transferência de trabalho para outra equipe ou necessidade de correções posteriores.

## Alternativas a comparar

| Caminho | O que seria testado | Condição para preferi-lo |
|---|---|---|
| Melhorar o processo atual | Padronizar registro, responsabilidades, atualização e rito de acompanhamento nas ferramentas existentes | O problema decorre principalmente de processo e pode ser resolvido com baixo esforço |
| Conectar capacidades já disponíveis | Reduzir consolidação manual e melhorar a visibilidade usando recursos com disponibilidade e direitos de uso confirmados | O ganho incremental compensa integração, configuração, treinamento e operação |
| Complementar a solução | Adicionar capacidade apenas para uma lacuna demonstrada | As alternativas anteriores não atendem ao resultado necessário e o benefício adicional justifica o custo |

Slack foi mencionado na conversa como possibilidade para a relação com o cliente. Sua seleção dependerá dessa comparação. Ferramenta, licença ou produto não constituem o objetivo desta proposta.

## Caso econômico e operacional

O caso deverá comparar o custo de manter a situação atual com o custo total de cada alternativa em um horizonte comum. Serão considerados configuração ou desenvolvimento, integração, participação interna, treinamento, licenças ou consumo incremental, suporte e manutenção.

O benefício inicial mensurável será a capacidade de trabalho liberada: diferença de horas por ciclo multiplicada pela quantidade de ciclos. A conversão em valor monetário dependerá de custo-hora validado pela Dataprev. Horas liberadas não serão apresentadas automaticamente como redução de despesa; será necessário identificar seu uso ou a despesa efetivamente evitada.

Redução de atrasos e melhoria de serviço serão medidas separadamente quando houver evidência. Benefícios sobrepostos não serão somados duas vezes. Neste momento, não há dados suficientes para estimar economia, retorno ou orçamento de implementação.

## Caminho até a primeira comprovação

1. **Escolher e medir.** Confirmar o problema, o órgão, o responsável e o ciclo observado; registrar situação atual, causas e meta.
2. **Decidir.** Comparar alternativas, esforço, custo e dependências. A Dataprev decide se vale implementar e quem autoriza os recursos; a Salesforce confirma sua contribuição.
3. **Aplicar e observar.** Executar a mudança aprovada e acompanhar ciclos comparáveis. O prazo dependerá da alternativa escolhida, dos acessos e da disponibilidade das equipes.
4. **Avaliar.** Entregar uma síntese do antes e depois, custos reais, limitações da medição e recomendação de ampliar, ajustar ou encerrar.

A Dataprev indica o responsável de negócio, valida o processo e decide sobre operação e recursos. A BSA estrutura a análise e acompanha o valor. Os responsáveis pela execução técnica e pela adoção serão definidos na aprovação da primeira entrega.

## Decisões necessárias para iniciar

Precisamos confirmar se este é o problema prioritário, qual órgão e processo serão observados, quem aprova o resultado e quais registros podem ser utilizados. A coleta deve se limitar às informações necessárias ao acompanhamento do processo, evitando conteúdo pessoal desnecessário.

O primeiro entregável conjunto será um caso de investimento com recomendação explícita. A evidência de benefício será produzida após uma aplicação aprovada; não está disponível nesta versão.

## Referência

[1] [Conversa com Saulo em 21 de setembro de 2026](https://docs.google.com/document/d/1rpp-2kGbqUlu-PVVi6j37D0rTBQ0Mqo0ypXLXkrF2YA/edit), 01:38:14–01:39:12. Aproveitamento das capacidades existentes: 01:59:07–02:01:08. A prioridade, a interpretação da dor e as condições atuais serão confirmadas com os responsáveis Dataprev. O acesso à transcrição depende das permissões de seu proprietário.